19. feb., 2022

La facturación electrónica y el ahorro del 80% en costos

Constantemente, la tecnologíanos presenta herramientas que nos ayudan a mejorar nuestra sociedad, ya sea creando nuevas actividades, u optimizando las existentes. Entre estas alternativas mejoradas por la innovación, podemos distinguir a la estrella indiscutida de la tributación mundial en la actualidad: la facturación electrónica.

Al respecto, hablamos con el Ing. Rafael Montero, CEO de GuruSoft, una empresa tecnológica multinacional, y un verdadero especialista en el tema: “La facturación electrónica representa un ahorro del 80% de los costos derivados de la emisión de facturas, lo cual despeja cualquier tipo de duda de si es un producto caro, todo lo contrario: no es caro, sino que le generará ahorros muy altos.

Como venimos explicando, la tecnología nos presenta un mercado sumamente cambiante, en el que se debe estar atento al entorno y adoptar todas las herramientas que nos faciliten el trabajo y nos optimicen costos de todo tipo, y en ese sentido la factura electrónica es un plus que no se puede ni debe ignorar”.

El Ing. Montero explica que la facturación electrónica es el producto de años de desarrollo y optimización de softwares. Es la mejor opción que la tecnología y la digitalización han podido elaborar para los contribuyentes en todo el planeta, lo que la ha posicionado en un lugar privilegiado y éxito total a nivel mundial.

No hay ninguna duda de que es un fiel ejemplo de digitalización, ya que ha reemplazado a la manera tradicional de emitir comprobantes, ha comprimido todo ese mecanismo de impresión, factura física, tinta y demás insumos en un PDF que se emite y llega a la palma de la mano en segundos.

Vale remarcar que esta modalidad de emisión de facturas posee muchas ventajas frente a su contraparte tradicional, entre las que se encuentran:

•          Resguardo de la información: mientras que en la facturación tradicional la información corre un constante riesgo de pérdida o extravío, la Facturación Electrónica emplea los más altos estándares de Seguridad de la Información para brindar un respaldo altamente confiable.

•          Proceso de emisión: el método tradicional acarrea todas las demoras implicadas en el trabajo manual, mientras que el electrónico es un proceso automatizado con un tiempo ínfimo.

•          Almacenamiento: la facturación tradicional acarrea la responsabilidad de contar con un espacio físico para guardar las carpetas, archivadores y demás maneras de recopilación necesarias; la facturación electrónica soluciona esto almacenando toda la información y facturas en la nube, accesibles desde la palma de la mano.

•          Costos: tintas caras, impresoras especiales, mantenimientos caros y demás gastos derivados son una constante en la emisión tradicional de facturas, mientras que la electrónica es un software especializado con un costo muy bajo y que no requiere ningún tipo de insumo ni mantenimiento.

•          Disponibilidad y acceso a las facturas emitidas: la facturación electrónica posee un backup en la nube, con acceso inmediato e ilimitado, desde cualquier momento y lugar, al archivo de facturas emitidas. La facturación tradicional requiere trasladarse al depósito de contabilidad, demandado tiempo y esfuerzo para la búsqueda de archivos.

•          Papelería: la facturación tradicional implica gastos de reposición de papelería, daño ecológico y acumulación de archivos; la electrónica elimina todos estos ítems engorrosos.

“Con todos estos beneficios, está claro que es la mejor opción para cualquier modelo de negocios que pretenda ser exitoso. Se estima, además, que la

La situación de Panamá

Tal como ocurrió en varios de los países que la implementaron, la Facturación Electrónica en Panamá ha recorrido un camino de menor a mayor, comenzando con una etapa de prueba, la actual voluntariedad, y una próxima obligatoriedad. Consultado por este recorrido, el Ing. Montero explicó: “Las autoridades panameñas, con gran tino, decidieron en su momento llevar esta herramienta a la economía nacional, y para ello tomaron inicio con el llamado Plan Piloto, una etapa en la que se analizó cómo funcionaba este sistema en algunas empresas que decidieron ser parte de este ensayo. Tras notar resultados más que excelentes, se optó por continuar este sendero con un período de adhesión voluntaria, que es el que atravesamos actualmente y en el que cualquier contribuyente interesado puede adoptar la Facturación Electrónica”.

¿Cuál es el futuro próximo de esta modalidad en Panamá? El propio CEO de GuruSoft lo responde: “El siguiente paso es la obligatoriedad, que, aunque muchos lo desconozcan, ya ha comenzado para algunos contribuyentes en Panamá. Desde que se implementó la Ley 256 del 26 de noviembre del pasado 2021, se estableció que todos los nuevos inscritos al Registro Único de Contribuyentes (RUC) deben facturar electrónicamente. Esto ya es una realidad, pero, además, se da por descontado que pronto se irá dando a conocer un cronograma de implementación obligatoria para distintos grupos hasta alcanzar a todos los contribuyentes, tal como sucedió en los demás países que han optado por utilizar este recurso tan valioso”.

En esta metamorfosis tecnológica que experimenta el planeta actualmente, hay varios indicadores que están evidenciando una evolución, entre ellos los siguientes, tomados del informe digital publicado por Data Reportalhace unos días:

  • En el mundo hay 7.910 millones de habitantes.
  • 5.310 de ellos (67,1%) usan teléfonos móviles, un 1,8% más que en el año anterior.
  • 4.950 de ellos (62,5%) usa internet, un 4% más que en el anterior año.
  • 4.620 de ellos (58,4%) usan redes sociales.
  • De los usuarios de internet entre 16 y 64 años, el 96,2% posee un smartphone y el 63,1% una laptop o computadora de escritorio.
  • El 92,1% de los usuarios de internet acceden mediante el teléfono.
  • 70% de la población de América Central usa internet.

Tomando en cuenta estos datos, es evidente que la población mundial va camino a un futuro cada vez más digital, en el que la cotidianeidad se verá enmarcada por un entorno sumamente tecnológico e interconectado. En esa misma sintonía piensa el Ing. Montero: “Es evidente que estamos viviendo una era de metamorfosis y hay dos conceptos que me gusta resaltar, ambos derivados de este período de fuertes cambios: el primero es la digitalización, del cual ya hemos hablado; el segundo es la automatización, que es una búsqueda de dejar que la tecnología, por medio de la inteligencia artificial, se ocupe de las tareas repetitivas y libere al hombre para realizar las estratégicas. Las mejores herramientas son aquellas que consiguen una automatización por medio de la digitalización. Son esenciales para cualquier actividad del futuro, claro, pero también del presente”.

Una compañía a la vanguardia

Fundada hace más de 13 años, GuruSoft es una empresa panameña, filial de una multinacional ecuatoriana, dedicada a brindar soluciones tecnológicas de todo tipo y para toda clase de clientes, desde el emprendedor que apenas comienza, hasta las multinacionales más famosas. Desde sus inicios, la compañía se ha ido expandiendo gracias al éxito que han tenido las herramientas brindadas a quienes confiaron en ella, lo cual le permitió, al día de hoy, estar presente en nueve países de la región y ser un proveedor que está en la vanguardia en la implementación de la Facturación Electrónica.